Транспортировка офиса часто превращается в проблему, способную вывести из строя весь бизнес заказчика на заметное время. Офис, как главная управляющая часть всей структуры бизнеса, должен вернуться к выполнению своих обязанностей как можно быстрее. Идеальный вариант – немедленно после того, как закончится въезд в новое помещение. Но для этого необходимо проделать немалую дополнительную вспомогательную работу.

Эта работа заключается в подготовке места прибытия офиса: необходимо полностью проконтролировать все пути электрообеспечения и наличие, работоспособность розеток, освещения, наличие места для размещения оргтехники и мебели. Также критически важно сразу разметить дизайн и определить местонахождение всей мебели и крупной техники, которая прибывает на новое место.

В дальнейшем нужно очень внимательно относиться к тому, чтобы сформировать как можно более качественную структуру перемещения предметов. Имеет смысл ориентироваться на габариты и уровень хрупкости перемещаемого. Как правило, офисные конструкции хрупкостью не отличаются, и даже стол и кресло директора можно упаковать и перевезти как обычный товар. Поэтому для быстрого перемещения офиса необходимо, прежде всего, правильно упаковать мебель и крупную оргтехнику, которая устанавливается самостоятельно на полу офиса и потому может быть приравнена к мебели. Это могут быть крупные экраны, телевизоры, специальные стенды, копировальная аппаратура и т. п.

Когда идёт перевозка мебели в Москве, то она должна быть разобрана, фурнитура и стёкла снимаются, каждый предмет мебели должен быть упакован в полиэтиленовую плёнку и поверх неё в специальную коробку. Часто в кузове автомобиля мебель разделяют специальными буферными материалами, подобными пенопласту, чтобы обеспечить сохранность её в пути. При установке в кузове стремятся принайтовать предметы мебели вдоль бортов, но не посередине, а также не кладут мебель, а ставят. После её перевозки можно перевозить обычную оргтехнику, которая будет по прибытии устанавливаться на мебель, а также мелкие предметы мебели типа стульев. Мягкие или негабаритные предметы должны перевозиться в ящиках, с обеспечение буферизации с помощью поролона, ваты, других материалов.

Документы на электронных и бумажных носителях перед отправкой должны быть описаны и упакованы и сопровождаться уполномоченным сотрудником, ответственным за их сохранность и безопасность. Сейфы, как правило, перевозятся в первую очередь в связи с необходимостью специализированных монтажных работ, которые нужно проводить при отсутствии другой мебели.